Charte du membre

6. STRUCTURE DE L’ORGANISATION

L’organisation est principalement dirigée par un groupe de membres actifs, sous base de bénévolat, selon la structure décrite ci-dessous. Si, pour une raison quelconque, un membre devait être rémunéré pour ses services, le groupe de gestion exécutive (GDE), en accord avec le Conseil d’Administration, devrait prendre cette décision. Leur décision, sa justification et le montant de l’indemnité convenue doivent être consignés dans le procès-verbal de la réunion de l’organisation.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration est composé d’un minimum de cinq personnes avec la possibilité d’augmenter la quantité à un nombre impair de membres agissant sur une base volontaire. Ces membres peuvent être toute personne qui soutient les objectifs de l’organisation et disposée à fournir des conseils pour une gestion efficace de l’organisation. Ils joueront le rôle de conseillers et de délégués de l’organisation. Parmi les autres fonctions à préciser par le Groupe de la Direction Exécutive, ils peuvent :

• • Superviser la gestion de l’organisation en assistant le GDE dans ses fonctions;
  • Choisir les membres de l’équipe de direction ;
  • Assurer la liaison entre l’organisation et les sections locales, ou d’autres organisations mandatées par le GDE ;
  • Aider et participer aux réunions trimestrielles prévues pour discuter des opérations de l’organisation ;
  • Approuver le budget annuel et les projets spéciaux de l’organisation ;
  • Formuler des recommandations circonstancielles au GDE comme bon lui semble ou lorsqu’on lui demande de le faire ;
  • Soutenir activement l’organisation dans tous ses efforts de collecte de fonds et aider à recruter des membres actifs pour l’organisation et ses satellites ;
  • Engager l’organisation que lorsqu’elle est autorisée à le faire avec un mandat clair du GDE. Les actions des membres du Conseil d’Administration ne seront ratifiées que lorsqu’ils agiront conformément à leur mandat. Tous les engagements personnels pris au cours de leur mission ne seront pas contraignants.

Pour assurer une transition en douceur en cas de crise générale, le Conseil d’Administration devrait intervenir et prendre le contrôle de l’organisation. Un cas de crise générale est défini par une démission collective, une incapacité ou un décès des membres du GDE, ou un cas d’abus excessif des actifs de l’organisation. Dans une telle situation, le Conseil d’Administration dispose de 90 jours pour remplacer le groupe de direction. En aucun cas, le Conseil d’Administration ne doit tenter d’outrepasser ses prérogatives.

LE GROUPE DE DIRECTION EXECUTIVE 

L’organisation est dirigée par une équipe de cadres agissant de manière volontaire. Le groupe de la haute direction est composé d’un directeur exécutif (DE), d’un chef des opérations (COO), d’un trésorier/directeur financier (CFO), d’un Officier de Marketing et de Développement (OMD) et d’un directeur des projets et programmes (DPP). Le GDE est assisté par le secrétaire général de la Société et un coordonnateur des affaires publiques et des communications. Les responsabilités du GDE sont les suivantes :

• • Travailler à la promotion de l’organisation aux États-Unis, au Canada, en France, en Haïti et dans d’autres diasporas.
  • Préparer le budget annuel à soumettre à l’Assemblée Générale et au Conseil d’Administration ;
  • Travailler à forger des alliances qui profiteront à l’organisation ;
  • Discuter des idées de projets et établir leurs priorités ;
  • Travailler à l’obtention de financement pour les projets de l’organisation ;
  • Exécuter la décision du Conseil d’Administration et/ou de l’Assemblée Générale ;
  • Organiser la réunion annuelle de l’organisation en format Assemblée Générale.

1. 1. En cas d’incapacité simultanée, de démission ou de décès de trois membres ou plus du GDE, Le (la) Directeur(rice) Exécutif(ve) ou les autres membres du GDE convoqueront une session extraordinaire de l’Assemblée Générale / Conseil d’Administration pour former une nouvelle équipe pour un nouveau mandat renouvelable de 5 ans. La durée du mandat du GDE peut être renouvelée indéfiniment.
   2. En cas de démission, de décès ou d’incapacité simultanée du directeur exécutif et du Chef des  Operations, les membres restants du GDE, conjointement avec le Conseil d’Administration, se réuniront pour choisir leur remplaçant.
   3. En cas de démission, de décès ou d’incapacité simultanée de deux membres (n’étant pas simultanément Le (la) Directeur(rice) Exécutif(ve) et le Chef des Operations, l’GDE suivra les règles de remplacement conformément à la prescription pour un tel remplacement du poste dans les articles décrits ci-dessous.

RÔLE DU DIRECTEUR EXÉCUTIF (DE)

• • Gérer l’organisation et présider la réunion du Groupe de Gestion Exécutive ;
  • Responsable des relations publiques pour représenter l’organisation devant le monde extérieur ;
  • Développer des contacts et des relations avec les donateurs et les bailleurs de fonds potentiels ;
  • Autoriser tous les décaissements de fonds ;
  • Travailler avec les organisations communautaires pour plaider en faveur de politiques publiques qui peuvent faire progresser la vision, la mission et les objectifs de l’organisation ;
  • Engager l’organisme après avoir obtenu l’autorisation du Conseil d’Administration ;
  • Assurer le développement d’autres sections de l’organisation ;
  • Convoquer le Groupe de Gestion Executive et l’Assemblée Générale/Conseil d’Administration.

1. 1. Le (la) Directeur(rice) Exécutif(ve) (DE) doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 3 ans et être âgé d’au moins 25 ans. Le (la) Directeur(rice) Exécutif(ve) aura un mandat renouvelable de 5 ans issu d’un vote de la majorité relative des membres votants du Conseil d’Administration.
   2. En l’absence du Directeur Exécutif, le (la) Chef(fe) des Opérations assumera la fonction de Directeur Exécutif.
   3. En cas d’incapacité, de démission ou de décès du Directeur Exécutif, le (la) Chef(fe) des Opérations   assumera la responsabilité de Directeur Exécutif pour le reste du mandat, et le Conseil d’Administration choisira un remplaçant pour le poste de Chef des Opérations en accord avec les autres membres du GDE.

RÔLE DU CHEF DES OPÉRATIONS  (CO)

• • Assister Le (la) Directeur(rice) Exécutif(ve) (DE) dans l’exercice de ses fonctions ;
  • Remplacer l’DE en son absence et en cas d’incapacité à quelque fin que ce soit ;
  • Superviser les opérations de l’organisation ;
  • Travailler à l’établissement de sections satellites partout où il y a une grande concentration d’Haïtiens.

1. 1. Le (la) Chef(fe) des Opérations (CO) doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 3 ans et être âgé d’au moins 25 ans. Le (la) Chef(fe) des Opérations a un mandat renouvelable de 5 ans résultant d’un vote de la majorité relative du Conseil d’Administration.
   2. En l’absence du Chef des Opérations, le Directeur des Programmes et des Projets (DPP) assumera la fonction de Chef des Opérations  `.
   3. En cas d’empêchement, de démission ou de décès du Chef des Opérations, Le (la) Directeur(rice) Exécutif(ve) choisira son remplaçant en accord avec le Conseil d’Administration.

RÔLE DU DIRECTEUR FINANCIER (DF)

• • Recevoir et enregistrer les dons et tous les autres fonds provenant des efforts de collecte de fonds ;
  • Recevoir et enregistrer les récompenses financières de tous les bailleurs de fonds ;
  • Gérer les actifs et les fonds de l’organisation ;
  • Signer les demandes de débours à envoyer au DE ou au CO pour toutes les dépenses autorisées ;
  • Préparer la proposition de budget de l’organisme pour approbation par le Conseil d’Administration ;
  • Superviser la comptabilité de l’organisation et tenir des registres comptables exacts selon les principes comptables généralement reconnus ;
  • Préparer un rapport sommaire de la situation financière de l’organisation pour chaque réunion du GDE.

1. 1. Le DF doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 3 ans et être âgé d’au moins 21 ans. Le Trésorier a un mandat renouvelable de 5 ans résultant d’un vote de la majorité relative du Conseil d’Administration.
   2. En l’absence du DF, le CO, le DE ou toute autre personne choisie par le GDE assumera la fonction de trésorier.
   3. En cas d’empêchement, de démission ou de décès du DF, le DE choisira son remplaçant en accord avec le Conseil d’Administration.

RÔLE DE L’OFFICIER DE MARKETING ET DÉVELOPPEMENT (OMD)

• • Coordonner les efforts de collecte de fonds de l’organisation ;
  • Siéger et superviser le comité de collecte de fonds ;
  • Élaborer des stratégies pour constituer la base de données des donateurs et des membres donateurs actifs de l’organisations ;
  • Percevoir les cotisations mensuelles/annuelles des membres actifs ;
  • Rechercher et solliciter des bailleurs de fonds qui correspondent au profil de l’organisme et qui peuvent financer ses projets et/ou programmes ;
  • Rédaction des demandes de subventions ;
  • Rechercher activement et répondre aux demandes de propositions (DP) publiées par les bailleurs de fonds potentiels ;

1. 1. L’Officier de Marketing et Développement doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 18 mois et être âgé d’au moins 18 ans. Le OMD a un mandat renouvelable de 5 ans résultant d’un vote de la majorité relative du Conseil d’Administration.
   2. En l’absence de l’OMD, le DF assumera ses fonctions.
   3. En cas d’empêchement, de démission ou de décès de l’OMD, l’ED choisira son remplaçant en accord avec le Conseil d’Administration.

RÔLE DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL (SG)

• • Conserver le procès-verbal des réunions du GDE et du Conseil d’Administration ;
  • Préparer des rapports pour l’Assemblée Générale, le GDE et le Conseil d’Administration ;
  • Responsable d’envoyer tous les avis de convocation aux réunions ordinaires et extraordinaires après autorisation du DE ;
  • Préparer l’ordre du jour de la réunion en collaboration avec le DE ;
  • Responsable du canal de communication au sein de l’organisation, y compris les envois et les archives de l’organisation ;
  • Assister le coordonnateur des affaires publiques et des communications dans les tâches de gestion des bénévoles.

1. 1. Le Secrétaire Général doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 18 mois et être âgé d’au moins 18 ans. Le Secrétaire Géral a un mandat à durée indéterminée.
   2. En l’absence du Secrétaire Général, le Directeur Général assumera la fonction de Secrétaire Général.
   3. En cas d’empêchement, de démission ou de décès du Secrétaire Général, le Président choisira son remplaçant en accord avec les autres membres du GDE.

RÔLE DU DIRECTEUR DES PROGRAMMES ET PROJETS (DPP)

• • Analyser les programmes et projets envoyés à l’organisation pour financement ;
  • Concevoir et mettre en œuvre des projets ou des programmes pour l’organisation ;
  • Aider le (la) Chef(fe) des Opérations à superviser les activités de l’organisation dans les communautés sur le terrain ;
  • Travailler en étroite collaboration avec les organismes communautaires qui participent aux programmes de l’organisme ou qui en bénéficient ;
  • Soumettre des idées de projets au GDE et au Conseil d’Administration pour discussion ;
  • Exécuter l’étude et la mise en œuvre de tous les projets approuvés par le Conseil d’Administration ;
  • Travailler en tandem avec le Directeur Exécutif, le (la) Chef(fe) des Opérations et le (la) Directeur(rice) Financier(ère) pour obtenir des fonds pour l’exécution des projets.

1. 1. Le DPP doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 18 mois et être âgé d’au moins 18 ans. Il a un mandat renouvelable de 5 ans résultant d’un vote de la majorité relative du Conseil d’Administration.
   2. En l’absence du DPP, le CO assumera ses fonctions.
   3. En cas d’empêchement, de démission ou de décès du DPP, le DE choisira son remplaçant en accord avec le Conseil d’Administration.

RÔLE DU COORDONNATEUR DES AFFAIRES PUBLIQUES (CAP)

• • Promouvoir l’organisation et rechercher des alliances possibles ;
  • Traiter toutes les demandes externes d’informations sur l’organisation ;
  • Assister le bureau du marketing et du développement dans toutes les tâches ;
  • Préparer l’assemblée annuelle / assemblée générale de l’organisation ;
  • Peut servir d’agent de liaison pour l’organisation avec des entités gouvernementales, en l’absence du Directeur Exécutif ;
  • Recruter, planifier et gérer les bénévoles de l’organisation, ainsi que maintenir une base de données pour suivre les bénévoles de l’organisation.

1. 1. Le CAP doit être un membre actif de l’organisation depuis au moins 18 mois et être âgé d’au moins 18 ans. Le coordonnateur des affaires publiques est choisi pour un mandat renouvelable de 5 ans résultant d’un vote de la majorité relative du Conseil d’Administration.
   2. En l’absence du Coordonnateur des Affaires Publiques, l’Officier de Marketing et Développement assumera ses fonctions. Toutefois, le rôle de liaison avec les entités publiques ou gouvernementales sera assumé par le Directeur Exécutif.
   3. En cas d’empêchement, de démission ou de décès du CAP, le DE choisira son remplaçant en accord avec le Conseil d’Administration.